Im Falle der Nichteinigung zwischen Personalvertretung und Dienststelle kann die Einigungsstelle angerufen werden. Die Einigungsstelle wird, nach der jeweiligen geltenden Bestimmung in dem anzuwendenden Personalvertretungsgesetz, für die Dauer der Amtszeit des Personalrats oder von Fall zu Fall bei der obersten Dienstbehörde gebildet. Die Einigungsstellen bestehen aus einer gleichen Anzahl von Beisitzern die jeweils von der obersten Dienstbehörde und vom Personalrat benannt werden, sowie einem unparteiischen Vorsitzenden. Auf die Person des Vorsitzenden müssen sich die oberste Dienstbehörde und die bei ihr bestehende zuständige Personalvertretung einigen. Kann eine Einigung über die Person des Vorsitzenden nicht erzielt werden, wird er auf Antrag vom Präsidenten des zuständigen Oberverwaltungsgerichtes/Verwaltungsgerichtshofes bzw. vom Präsidenten des Bundesverwaltungsgerichtes bestellt. Nach einigen Landespersonalvertretungsgesetzen müssen sie die Befähigung zum Richteramt besitzen. Die Mitglieder der Einigungsstelle besitzen Richterstatus, sie sind frei und unabhängig von Weisungen. Die Einigungsstelle kann, nach den anzuwendenden rechtlichen Regelungen, eine für die Parteien bindende Entscheidung treffen oder ein Empfehlung an die oberste Dienstbehörde aussprechen.
Der jeweilige Gesetzestext gibt die rechtlichen Eckpunkte vor, lässt dennoch aber auch bewusst vieles offen, um das Einigungsstellenverfahren nicht mit unnötigen juristischen Formalismen zu befrachten.
Der Verlauf des Einigungsstellenverfahrens, hängt insbesondere vom Agieren und der Erfahrung der/des Vorsitzenden ab. Die/der Vorsitzende hat die Verpflichtung zur unparteiischen Durchführung der Arbeit der Einigungsstelle, muss über viel Verhandlungsgeschick verfügen und fachlich vertraut mit den Informations- und Mitbestimmungsangelegenheiten sowie den gesetzeskonformen Abläufen des Personalvertretungsrechts sein. Die Fähigkeit zur Kommunikation und Konfliktmoderation/Mediation sind weitere grundlegende Voraussetzungen.
Dem oder der Vorsitzenden kommt demnach im gesamten Verfahren eine besondere Bedeutung zu. Kenntnisse der einschlägigen Vorschriften, Sitzungsleitung und Verhandlungsführung sind entscheidende Faktoren für ein gutes Ergebnis.